Un evento non inizia quando arrivano le persone. E non termina quando se ne vanno.
Un evento può durare alcune ore o alcuni giorni, ma la relazione con le persone coinvolte può iniziare molto prima e continuare anche dopo la sua conclusione.
Per Studio Web FRKB progettare un evento significa costruire un’esperienza nella quale comunicazione, strumenti digitali e presenza fisica lavorano insieme.
Sito o landing page, iscrizioni, campagne di comunicazione, social network, newsletter, QR code, contenuti multimediali, sistemi di registrazione e attività successive all’evento non sono elementi separati. Fanno parte dello stesso percorso.
PRIMA → DURANTE → DOPO
Prima costruiamo interesse, informiamo e raccogliamo adesioni. Durante utilizziamo tecnologia e comunicazione per migliorare l’esperienza delle persone. Dopo manteniamo la relazione, distribuiamo contenuti e valorizziamo ciò che l’evento ha prodotto.
Non organizziamo soltanto il momento dell’evento. Progettiamo il percorso delle persone intorno all’evento.
Quando questa soluzione è utile
DOBBIAMO PROMUOVERE UN EVENTO E RAGGIUNGERE LE PERSONE GIUSTE — Sito, landing page, newsletter, social network, advertising e contenuti possono essere utilizzati per costruire conoscenza e interesse. Partiamo da Evento → Obiettivo → Pubblico → Messaggio → Canali.
DOBBIAMO GESTIRE ISCRIZIONI E PARTECIPANTI — Registrazioni, conferme, informazioni organizzative, pagamenti, biglietti e comunicazioni possono essere integrati in un percorso digitale: Scoperta → Informazione → Iscrizione → Conferma → Partecipazione.
DURANTE L’EVENTO VOGLIAMO UTILIZZARE STRUMENTI DIGITALI — QR code, contenuti digitali, video, presentazioni e sistemi di accesso alle informazioni possono integrare l’esperienza fisica. La tecnologia deve facilitare l’esperienza, non complicarla.
VOGLIAMO CHE L’EVENTO COMUNICHI REALMENTE IL NOSTRO BRAND — La Brand Experience nasce dalla coerenza tra messaggi, immagini, contenuti, strumenti e modalità di relazione. Il brand non viene soltanto visto: viene vissuto dalle persone.
L’EVENTO È FINITO: COME UTILIZZIAMO CIÒ CHE HA PRODOTTO? — Fotografie, video, interventi, contatti, contenuti e relazioni possono alimentare sito, social, newsletter e successive attività di comunicazione.
Un evento dura un giorno. La relazione con le persone può durare molto più a lungo.
Come lavoriamo
Studio Web FRKB aggiunge alla progettazione dell’evento una prospettiva: come arriva una persona all’evento, cosa vive durante l’esperienza e cosa rimane della relazione quando l’evento è terminato?
1 — DEFINIRE L’OBIETTIVO — Comprendiamo perché l’organizzazione realizza l’evento: presentare un prodotto, creare relazioni, raccogliere fondi, formare, sensibilizzare, costruire una community o rafforzare il posizionamento di un brand.
2 — INDIVIDUARE LE PERSONE — Definiamo chi vogliamo coinvolgere. Clienti, potenziali clienti, professionisti, cittadini, associati, aziende, istituzioni o comunità specifiche hanno esigenze e aspettative differenti.
3 — COSTRUIRE IL PERCORSO — Immaginiamo l’esperienza dal punto di vista del partecipante: Scopre → Si interessa → Si informa → Si iscrive → Partecipa → Vive l’esperienza → Mantiene la relazione.
4 — PROGETTARE IL PRIMA — Costruiamo il percorso attraverso il quale le persone vengono raggiunte e accompagnate alla partecipazione, integrando quando utile landing page, social, newsletter, campagne, moduli di iscrizione e comunicazioni.
5 — PROGETTARE IL DURANTE — Gli strumenti digitali devono aiutare, non distrarre. QR code, video, presentazioni, materiali digitali e strumenti di interazione vengono scelti per una funzione concreta.
6 — PROGETTARE IL DOPO — Fotografie, video, interventi, materiali, contatti e relazioni possono diventare contenuti da utilizzare successivamente e contribuire alla progettazione di nuove iniziative.
PRIMA → DURANTE → DOPO → NUOVA RELAZIONE ↺
Dal partecipante al brand
Durante tutto il percorso la persona entra in contatto con l’identità dell’organizzazione. La Brand Experience nasce dalla coerenza tra ciò che il brand dice di essere e ciò che la persona vive realmente.
Il brand comunica prima dell’evento. Durante l’evento deve dimostrare ciò che ha comunicato.
Cosa possiamo realizzare
PRIMA — Landing page, comunicazione, newsletter, campagne, moduli di iscrizione, QR code e materiali informativi.
DURANTE — Contenuti digitali, video, presentazioni, supporti alla fruizione, documentazione fotografica e audiovisiva, coordinamento delle professionalità necessarie.
DOPO — Post-produzione di contenuti, video e fotografie, distribuzione sui social, newsletter, valorizzazione dei materiali prodotti e mantenimento della relazione.
Un progetto concreto: dalla comunicazione dell’evento alla sua memoria digitale
Un’associazione religiosa si è rivolta a Studio Web FRKB per supportare l’organizzazione della presentazione di un libro da parte del suo autore, prevista in un’importante sala di Bologna con una capienza massima di 500 partecipanti.
L’evento, della durata di circa quattro ore tra presentazione e interventi, è stato progettato attraverso tre momenti distinti: prima, durante e dopo.
PRIMA — Comunicare e organizzare la partecipazione
All’interno del sito dell’associazione è stata realizzata una landing page dedicata all’evento, collegata a un form di iscrizione raggiungibile anche tramite QR code. Il form era configurato per interrompere automaticamente le registrazioni al raggiungimento del limite di 500 partecipanti.
Sono state inoltre predisposte newsletter per promuovere l’iniziativa e manifesti destinati all’ingresso della sala.
La comunicazione e l’organizzazione non erano due attività separate: lo stesso percorso permetteva di conoscere l’evento e di parteciparvi.
DURANTE — Coordinare competenze diverse in un unico progetto
La realizzazione dell’evento ha richiesto competenze differenti. Studio Web FRKB ha costruito e coordinato un gruppo di lavoro integrando professionisti esterni selezionati per competenze specifiche, che hanno operato all’interno del progetto presentandosi come parte del team Studio Web FRKB.
Per la documentazione dell’evento è stato coinvolto un videomaker per la registrazione integrale e il servizio fotografico. In collaborazione con il relatore sono state preparate le slide di presentazione, mentre una hostess di sala ha supportato la gestione delle slide e degli interventi del pubblico attraverso il microfono.
Un progetto non richiede necessariamente che tutte le competenze siano interne. Richiede che tutte le competenze lavorino nella stessa direzione.
DOPO — L’evento diventa contenuto
Terminata la presentazione, il materiale registrato è stato lavorato in post-produzione, realizzando un video che valorizzasse sia l’associazione sia il relatore. Il contenuto è stato successivamente distribuito attraverso i canali social e promosso attraverso una nuova newsletter.
Un evento dura alcune ore. Il contenuto e la relazione che produce possono durare molto più a lungo.
Il risultato della Brand Experience
Prima: Comunicare → Informare → Raccogliere le iscrizioni
Durante: Accogliere → Presentare → Coinvolgere → Documentare
Dopo: Elaborare → Condividere → Continuare la relazione
L’evento non è stato considerato come un momento isolato, ma come un percorso nel quale comunicazione, organizzazione, persone e strumenti digitali hanno contribuito alla stessa esperienza.
Cosa rimane quando l’evento è finito?
Le persone lasciano la sala, gli strumenti vengono spenti e l’evento si conclude. Ma un evento ben progettato può continuare a produrre valore anche dopo.
Rimangono relazioni, contatti, immagini, video, contenuti, esperienze e persone che hanno conosciuto più da vicino l’organizzazione e il suo brand.
Per Studio Web FRKB il lavoro non consiste soltanto nel contribuire alla buona riuscita di ciò che accade durante l’evento. Significa progettare ciò che avviene prima, durante e dopo, cercando di costruire continuità tra questi tre momenti.
Un progetto, competenze differenti
Quando il progetto lo richiede, Studio Web FRKB costruisce un gruppo di lavoro coinvolgendo professionisti con competenze specifiche e coordinandoli all’interno dello stesso progetto.
Non dobbiamo necessariamente fare tutto. Dobbiamo sapere cosa serve, chi può farlo e come integrare le competenze nel progetto.
La tecnologia deve lasciare spazio all’esperienza
Sito, QR code, form, newsletter, video, social e strumenti digitali hanno una funzione importante. Ma durante un evento il protagonista non dovrebbe essere lo strumento: sono le persone e ciò che stanno vivendo.
La tecnologia funziona quando contribuisce all’esperienza senza sostituirsi all’esperienza.
Un evento può durare poche ore.
Progettiamolo perché la sua esperienza duri molto più a lungo.